Apa yang Disebut Pemetaan Proses? (Part 3)

Apa yang Disebut Pemetaan Proses? (Part 3)
Proses Bisnis Sebagai Film

Untuk sepenuhnya memahami proses, proses tersebut juga harus dirinci menjadi segmen-segmen yang bisa ditangani. Pendekatan ini memungkinkan analisis yang lebih rinci terhadap bagian-bagian yang menyusun proses tersebut. Subbagian-subbagian yang digunakan untuk menyusun dan memahami film bekerja secara baik dalam ranah bisnis. Dan, sebagaimana dengan film-film, substruktur ini membuat pemetaan proses menjadi lebih mudah.

Untuk membantu memahami subbagian-subbagian ini, kami akan mengamati proses pembuatan sarapan. Pada awalnya terlihat sebagai proses yang sepele, tetapi analisis terhadap sesuatu yang biasa-biasa saja inipun bisa menjadi sebuah evaluasi jika dikerjakan di sebuah hotel atau restoran untuk mengidentifikasi kekacauan yang ada di dalam unit produksi makanan.

1. Proses

Pertama, kita perlu memahami pembuatan sarapan sebagai sebuah proses. Inputnya adalah bahan-bahan yang akan diolah menjadi sarapan (misalnya telur, susu, roti, mentega, dll). Bahan-bahan ini mengalami transisi yang kita sebut pembuatan sarapan. Outputnya adalah sarapan yang sudah jadi (misalnya orak arik telur, roti panggang dll).

2. Unit

Subbagian pertama adalah unit. Unit adalah subbagian yang menyusun keseluruhan proses. Pembagian ini dapat dibuat berdasarkan lokasi (kantor pusat, kantor lapangan, kantor cabang), jenis pekerjaan (pembangunan, pengujian, pemasangan), tahap-tahap pekerjaan  atau bagian lain yang masuk akal. Maksudnya adalah untuk memberikan pemahaman terbaik mengenai apa yang menyusun proses tersebut.

Proses pembuatan sarapan sebaiknya dipahami berdasarkan tahap-tahap proses. Tahp-tahap ini bisa berupa menyiapkan bahan, Memasak bahan, dan menyajikan bahan. Sebagaimana kita ketahui, tiap babak dalam film adalah sebuah film yang lebih kecil, tiap unit dapat dilihat sebagai sebuah proses yang lebih kecil. Misalnya, input untuk memasak bahan adalah bahan-bahan yang sudah disiapkan, transformasinya adalah pemberian panas dan rangsangan lain pada bahan-bahan yang sudah disiapkan, dan outputnya makanan yang layak dimakan menjadi input bagi unit terakhir, menyajikan bahan.

Proses apapun harus memberikan nilai tambah untuk menjadi transformasi yang sesungguhnya. Dalam contoh ini, nilai ditambahkan dengan mengubah makanan mentah dan menjadikannya hidangan yang layak dimakan dan diharapkan enak.

3. Tugas-tugas

Persis seperti tiap babak dari sebuah film dirinci menjadi beberapa adegan, tiap unit selanjutnya dapa dirinci menjadi tugas-tugas. Menentukan tugas-tugas yang membentuk sebuah unit dilakukan dengan cara yang kurang lebih sama dengan cara menentukan unit yang membentuk proses yang diuraikan untuk unit-unit.

Unit memasak bahan bisa dirinci menjadi tugas-tugas berupa: memasak telur, memasak daging, memanggang roti dan menggoreng kentang. Sekali lagi, masing-masing adalah sebuah proses kecil yang menggunakan output dari tugas atau unit selanjutnya. Menarik untuk dicatat bahwa tugas-tugas ini tidak tergantung pada tugas lainnya dalam unit ini. Memasak telur tidak mensyaratkan input dari memasak daging dan tidak memberikan output bagi memanggang roti.

Walaupun merupakan contoh yang sangat simplisitis, inilah jenis analisis yang dapat berlangsung selama pemetaan proses.

Input bagi memasak telur adalah telur yang sudah diaduk. Input ini berasal dari unit pertama, menyiapkan bahan. Transformasinya adalah proses masak. Outputnya adalah orak-arik telur dan merupakan input bagi unit terakhir, Menyajikan bahan . Proses ini memberikan nilai tambah dengan mengambil telur mentah dan mengubahnya menjadi telur yang layak dimakan. Dengan demikian, terjadilah transformasi yang sesungguhnya.

4. Tindakan

Tiap tugas selanjutnya dapat dirinci menjadi beberapa tindakan. Tindakan-tindakan ini sebanding dengan shot yang membentuk tiap adegan dalam sebuah film. Beralih dari unit ke tugas, uraian menjadi lebih terfokus pada pekerjaan aktual yang dilakukan oleh individu-individu. Tindakan memperkuat fokus ini dengan uraian yang lebih berkaitan dengan pekerjaan individu.

Tindakan untuk memasak telur mungkin meliputi memanaskan wajan, menuang adonan, mencampur adonan, menambakan merica, dan mengangkat telur.

Sekali lagi, masing-masing tindakan ini dapat dianggap sebagai sebuah proses yang sangat kecil dengan input, transformasi, dan outputnya sendiri-sendiri. Input untuk menuang adonan adalah sebuah wadah yang menampung telur yang sudah diaduk dan bahan-bahan lain yang sudah ditambahkan. Transformasinya adalah aksi memindahkan isi dari wadah ke wajan.

Outputnya adalah adonan yang ada diwajan. Nilai bagi pelanggan telah ditambahkan selama proses tersebut, karena memasak telur tidak bisa dirampungkan tanpa perubahan ini. Oleh karena itu, ada transformasi dan proses sesungguhnya.

5. Prosedur

Tahap akhir adalah kata-kata aktual. Pada sebuah film, kata-kata aktual berupa skenario. Pada sebuah proses, kata-kata aktual berupa prosedur. Prosedur adalah deskripsi tertulis mengenai bagaimana tiap tindakan diselesaikan. Sering, prosedur merupakan cara seharusnya untuk melaksanakan sesuatu. Memang adonan bisa tersusun atau prosedur-prosedur berikut: “Ambil wadah di tangan kanan, pegang di antara ibu jari dan jari-jari. Tahan wadah itu diatas wajan, pelan-pelan miringkan wadah itu sampai adonan mulai tertuang ke dalam wajan. Terus miringkan sampai seluruh isinya masuk ke wajan, tempatkan wadah itu di atas konter”.

Tetapi sama persis dengan sebuah skenario film, ada ruang untuk interpretasi atau improvisasi. Dengan memperhatikan arahan-arahan, pertanyaan-pertanyaan berikut bisa muncul. Jika saya kidal, apakah saya harus menggunakan tangan kanan saya? Seberapa tingginya diatas wajan wadah itu harus dipegang? Seberapa cepat saya harus menuang isinya?

Karyawan yang baik tahu dimana ruang untuk interpretasi. Bahkan mereka mungkin mencari cara-cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu daripada sekadar uraian dasar. Karyawan yang kemampuannya kurang mungin melihat instruksi dan beranggapan bahwa, meskipun kidal, mereka harus tetap menuang dengan tangan kanan.

Mustahil juga untuk menuliskan semua hal yang harus dilakukan. Dengan begitu, banyak prosedur yang turun-temurun dari karyawan ke karyawan selama bertahun-tahun melalui tradisi lisan. Ini membuka peluang munculnya kesalahpahaman dan penggunaan prosedur yang tidak memiliki dasar-dasar yang benar.

Dalam sebuah tinjauan proses, kami mencoba memahami bagaimana sebuah dokumen tertentu digunakan dalam proses, Kami lanjutkan dengan meminta formulir berdasarkan nama. Karyawan demi karyawan menatap kagum. Akhirnya, sembari menguraikan bagaimana formulir itu digunakan, Ilham melintas dibenak karyawan yang dengan gembira menyatakan, “Oh, yang Anda maksudkan greenies!” Tradisi lisan, yang menggambarkan formulir hijau sebagai “greenies”, telah lama mengambil alih prosedur-prosedur resmi, yang menyebutnya “Jurnal untuk Premi yang Tak Layak”.

Interpretasi dan salah terap dari karyawan terhadap instruksi-instruksi ini sampai ke akar dari apa yang sedang terjadi didalam sebuah proses yang baik akan menyesuaikan prosedur-prosedur ini dengan kebutuhan menurut situasi. Karyawan-karyawan yang terpaku dengan mentalitas “Sudah aturan, jadi akan saya ikuti” sibuk menggunakan tangan kanan mereka padahal mereka kidal atau bahkan lebih parah duduk menunggu seseorang yang akan memberi tahu mereka seberapa cepat menuangkan adonan.

Dan untuk lebih memudahkan segala sesuatu, kami tidak akan membahas perusahaan-perusahaan yang ngotot bahwa ide-ide yang lebih bagus tidak boleh diterima karena tidak ada dalam prosedur atau yang lebih parah, menganggap ide-ide ini harus melalui pembahasan sebuah komite sebelum diterima.

Itulah salah satu tujuan dari hierarki proses. Untuk sepenuhnya menganalisis keseluruhan proses, pengkaji dan karyawan harus memahami saling keterkaitan dari bagian-bagian di dalam proses.

Sebagaimana akan anda lihat pada saat peta-peta proses disusun, peta-peta itu memungkinkan anda untuk mengidentifikasi prsoes-proses yang ada dengan sendirinya dan proses-proses yang bergantung pada proses-proses lainnya. Anda bisa melihat bagaimana satu unit menurun ke unit lain, bagaimana satu tugas menuntut ke sebuah tindakan dan bagaimana mereka semua secara bersama-sama menghasilkan produk akhir.

Ringkasan

Tahap pertama dalam memahami nilai pemetaan proses adalah memahami alasan bagi evaluasi proses terlebih dahulu. Pada akhirnya evaluasi proses mutu dimaksudkan untuk memastikan bahwa semua proses selaras dengan sasaran utama bisnis. Terlebih lagi, proses-proses ini harus difokuskan pada sasaran layanan pelanggan, efisiensi, efektivitas dan profitabilitas.

Nilai akhir dari pemetaan proses adalah dalam membuat para karyawan bersedia menceritakan kisah mereka kisah-kisah yang menyusun film – yaitu perusahaan. Pemetaan proses adalah cara merekam kisah ini seperti cara mendokumentasikan film.

Empat manfaat besar dapat diperoleh dari penggunaan keseluruhan sistem pemetaan proses. Pertama ia adalah sebuah pendekatan holistik yang membantu menguraikan saling keterkaitan dari proses-proses yang ada. Kedua, ia dicapai dengan cara yang memberi semua karyawan dari eksekutif sampai dengan personel lini penerimaan terhadap produk jadi.

Ketiga, mereka memberikan nilai tambah dan menanamkan kebanggaan tambahan dalam pekerjaan mereka. Keempat, ia difokuskan pada pelanggan dan bagaimana orang tersebut memandang perusahaan.

Sebagaimana disebutkan sebelumnya, pemetaan proses lebih dari sekedar membuat peta, ia adalah keseluruhan sistem yang menghasilkan sebuah proyek yang sukses. Tahap-tahap dalam sistem itu adalah identifikasi proses; pengumpulan data; wawancara dan pembuatan peta; analisis data dan presentasi

Ingin memahami Mapping dalam bisnis perusahaan anda? Ikuti training Multikompetensi dengan mengklik Link ini

Sumber

Judul Buku : Business Process Mapping

Penulis : J. Mike Jacka dan Paullete J. Keller

Penerjemah : Andul Rosyid

Penerbit : PT Mitra Kerjaya Indonesia

Share this post

Post Comment